Checklist operative per agenzie e tour operator
La documentazione giusta
pratica per pratica
Una guida rapida per raccogliere subito gli elementi essenziali e consentire a ClaimYou di verificare il disservizio senza passaggi inutili.
Prima di inviare
Tre passaggi, una pratica più solida
1
Individua il disservizioRitardo, cancellazione, overbooking o problema al bagaglio.
2
Raccogli gli elementi essenzialiDocumenti di viaggio, comunicazioni e ricevute utili.
3
Invia la segnalazioneClaimYou verifica il caso e indica eventuali integrazioni.
Prima raccolta documentale
Cosa chiedere al passeggero
La checklist cambia in base al disservizio. Non serve raccogliere tutto indistintamente: bastano gli elementi utili a ricostruire il viaggio e il problema.
Quasi sempre utili
PNR o conferma di prenotazione, itinerario completo, carte d’imbarco disponibili e comunicazioni ricevute dalla compagnia.
Ritardo prolungato
Volo arrivato con ritardo
- PNR o conferma di prenotazione
- Carta d’imbarco del volo interessato
- Comunicazioni della compagnia sul ritardo
- Prova dell’orario effettivo di arrivo, se disponibile
- Ricevute di pasti, trasporti o pernottamento sostenuti
- Itinerario completo e carte d’imbarco di tutte le tratte, se è stata persa una coincidenza
Da ricordare: per una connessione persa è importante verificare che i voli appartengano alla stessa prenotazione.
Cancellazione
Anche con coincidenza persa
- PNR e itinerario di viaggio completo
- Comunicazione o notifica di cancellazione
- Carte d’imbarco disponibili di tutte le tratte
- Nuovo piano di viaggio o riprotezione proposta
- Prova dell’eventuale rimborso già ricevuto
- Ricevute delle spese sostenute per attesa, trasporti, pasti o pernottamento
Se c’è una coincidenza: inviare l’intero itinerario permette di verificare prenotazione unica e ritardo alla destinazione finale.
Overbooking
Negato imbarco per motivi operativi
- PNR o conferma della prenotazione
- Carta d’imbarco o prova del check-in effettuato
- Comunicazione scritta del negato imbarco, se rilasciata
- Foto o notifica delle indicazioni fornite dagli assistenti di terra
- Documenti relativi al volo alternativo o al rimborso
- Ricevute delle spese sostenute durante l’attesa
Utile: annotare subito quanto comunicato al gate e conservare ogni proposta di compensazione o rinuncia.
Bagaglio danneggiato
Danno riscontrato alla riconsegna
- PIR aperto al Lost & Found dell’aeroporto
- Tag del bagaglio, cioè l’etichetta adesiva rilasciata al check-in
- Carta d’imbarco e PNR
- Fotografie complete del bagaglio e dettagli del danno
- Preventivo di riparazione o dichiarazione di irreparabilità, se disponibile
- Prova d’acquisto del bagaglio, se conservata
Urgenza: il PIR va aperto subito e il reclamo scritto deve essere trasmesso entro il termine previsto.
Bagaglio non consegnato
Ritardo o smarrimento
- PIR aperto al Lost & Found
- Tag del bagaglio, cioè l’etichetta adesiva del bagaglio registrato
- Carta d’imbarco e PNR
- Comunicazione di riconsegna con data effettiva, se il bagaglio viene ritrovato
- Ricevute degli acquisti essenziali sostenuti dal passeggero
- Elenco del contenuto e prove disponibili, se il bagaglio non viene ritrovato
Importante: conservare soltanto ricevute leggibili e riferite ad acquisti necessari e coerenti con la durata del ritardo.
Volo dirottato
Cambio aeroporto o destinazione
- PNR e itinerario completo
- Carta d’imbarco
- Comunicazioni della compagnia sul dirottamento
- Prova dell’aeroporto e dell’orario effettivo di arrivo
- Documentazione del trasferimento verso la destinazione prevista
- Ricevute di trasporto, pasti o pernottamento sostenuti
Per la valutazione: è utile conoscere l’ora in cui il passeggero ha realmente raggiunto la destinazione originaria.
La checklist è pronta. Ora attiviamo la pratica.
Invia la segnalazione sul canale dedicato oppure utilizza il modulo presente sul sito. ClaimYou verificherà gli elementi ricevuti e indicherà le eventuali integrazioni.
